Program kadrowo płacowy - jakie niesie za sobą korzyści
Dział kadrowo-płacowy to komórka organizacyjna, która znajduje się w każdym przedsiębiorstwie zatrudniającym pracowników. Od jej płynnego i sprawnego funkcjonowania zależnych jest wiele aspektów związanych z działalnością firmy. Kadry i place to zagadnienia wymagające terminowości wykonywanych czynności, doskonałej organizacji oraz aktualnej i rzetelnej wiedzy na temat przepisów regulujących pracę tego działu. Zazwyczaj są to czasochłonne i obciążające właścicieli firm, zadania. Ponadto nieustannie zmieniające się przepisy prawne, nakładające na przedsiębiorców nowe obowiązki, zwiększają ryzyko wystąpienia nieprawidłowości oraz wydłużają czas załatwiania spraw.
Zadania działu kadrowo-płacowego
Wśród najistotniejszych obowiązków ciążących na komórce kadrowo-płacowej w firmie jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej, naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie deklaracji rozliczeniowych do Urzędu Skarbowego oraz ZUS-u czy dopilnowywanie ważności badań lekarskich i szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. W obecnych czasach coraz częściej odchodzi się od prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej w formie papierowej na rzecz rozwiązań informatycznych w formie elektronicznej. Te nowoczesne systemy IT są projektowane w celu pomocy oraz odciążenia działu kadrowo-płacowego w zakresie formy i organizacji pracy. Zamiana papierowej dokumentacji, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów ma bowiem ogromne znaczenie w usprawnieniu i ulepszeniu procesów w przedsiębiorstwie.
Korzyści, wynikające z użytkowania programu kadrowo-płacowego
Zastosowanie programów informatycznych do zarządzania czynnościami wykonywanymi w dziale kadrowo-płacowym pozwala na:
- Prowadzenie w formie elektronicznej teczek pracowniczych - tzw. e-teczka;
- Katalogowanie dokumentów, które umożliwia łatwiejsze wyszukiwanie oraz ustawianie parametrów wyszukiwania, np. sortowania, filtrowania, wyszukiwania śródtekstowego czy indywidualnego ustawiania kolumn;
- Zwiększenie przejrzystości i poprawę organizacji pracy;
- Ograniczenie ryzyka wystąpieniu pomyłek w dokumentacji, które mogą być powodem kontroli ze strony organów skarbowych lub ZUS;
- Zaoszczędzenie czasu przeznaczanego na wykonywanie zadań, co jest równoznaczne ze zwiększeniem wydajności;
- Zwiększenie prawidłowości i uporządkowanie dokonywanych rozliczeń;
- Sprawowanie stałej kontroli nad dokumentacją;
- Usprawnienie przepływu informacji, umożliwiające dostęp do dokumentów, wzorów, ich automatycznego wypełniania w jednej lokalizacji;
- Integrację z dowolnym systemem księgowym, pozwalające na kompleksowe procesowanie informacji w jednym programie;
- Redukcję kosztów przetwarzania danych, jednocześnie zapewniając im bezpieczeństwo i ochronę przed niepowołanym dostępem.
Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od branży, każdego dnia styka się z papierową dokumentacją, która jest procedowana zgodnie z wewnętrznymi regulacjami. Zastąpienie papierowego obiegu dokumentów w formie programu komputerowego to nowoczesne rozwiązanie pozwalające na uzyskanie szeregu korzyści firmie. Zastosowanie systemu do obsługi kadrowo-płacowej powoduje wzrost efektywności, poprawia organizację pracy, stwarzając jednocześnie swobodny dostęp do dokumentacji zainteresowanym osobom. Stwarza to także możliwość ograniczenia wystąpienia błędów ludzkich a także redukuje koszty operacyjne, jak również ma wpływ na terminowość załatwianych spraw. Jest to trend przyszłości, za którym podąża i który docenia coraz więcej podmiotów gospodarczych.
Materiał zewnętrzny